デジタル文書での配慮「確認」

前回は、「会話」における配慮のコミュニケーションポイントとして、

言って良いとき、悪いとき
言って良いこと、悪いこと
言って良い人、悪い人
を伝えさせていただき、

さらに、デジタル社会では、
加えて「文字」による伝達での
注意を説明させていただきました。

Ｃ子さんが書いた文章は、
二通りの意味をもった言葉で、
勘違いを誘発させる可能性がありました。

これは、仕事のやり取りでも起こり得ることで、
送信する前に、相手がどのような受け取り方をするか、
いま一度確認することが必要ですね。

お伝えしたかったことは、
「配慮」はリアルでもデジタルでも、
コミュニケーションにおいて
重要な位置づけだということです。

なので、大切なのは
「確認」をしっかりすること。

仕事でもメールだけのやり取りが増えてきました。
つい入れっぱなしになっていることありませんか？
そして、忙しいからと、
つい説明を端折って仕事の依頼メールをしてしまう。

自責の念を込め、あえて書いていますが、
感のよい人や、
しっかりと「確認」をしていただける人との
やり取りならこれで問題ありません。

しかし、中には、思い込みで仕事を進めてしまい、
結果、まったく違う成果となっていた…ということがあります。

時間短縮のつもりで使ったデジタルでの仕事依頼が、
説明不足により、
事後処理で時間が余計にかかってしまうわけです。

間違いや勘違いが先行してことが進み、
その後に変更しなければならないなどの処理を考えれば、
結果的に、事前に相手との確認を済ませておくことで、
ものごとがスムーズに進むことの方が多いです。

そして、この「確認」は、
「内容が伝わったのか」はもちろん、
そもそも、受け取った文章を
「しっかりと見ているのか」といった
ことからはじまるケースもあります。

相手が忙しく、見ることができていないこともありますし、
情報が多くなる中で、
埋もれている可能性のあることも
デジタル社会で「確認」が重要な理由のひとつです。

さらに、気をつけなければならないのは、
文章での伝達事項は、
「反応」が見えづらいところです。

相手の表情からわかること、
相手の声のトーンから伝わることがあります。

これらを非言語コミュニケーションといい、
信頼関係を構築するうえで、
言語によるコミュニケーションよりも、
場面により効果のある場合が報告されています。

やはり、大切な伝達事項は、
メールなどの文章だけでなく、
電話やＺＯＯＭなどのオンライン会議システム、
直接会って話すなど、
そのときに必要な手段を使い分けた
コミュニケーションを心がけたいものです。

最後に「反応」について少し触れました。
デジタル社会のコミュニケーションでは
特筆すべき事項です。

「反応」についても説明していきますね。

人×WEBコミュニケーションプロデューサー

青山貴洋

人と思いをつなぐ
カオバWEBコミュニケーションズ　https://kaoba.jp/

デジタル社会のコミュニケーション力アップ術コミュ・ラボマスター青山貴洋