コミュニケーションの「配慮」は「一歩先読む未来」から -オンライン会議やウェビナーで考える-

これまで一貫して
「コミュニケーションには“配慮”が必要だ」
ということを述べてきました。

「言ってよい、悪い」「デジタル文書による確認」「SNSでの反応」
これらすべて「配慮」から派生している事柄です。

では「配慮」実行のために必要なことはなんでしょうか?
それは「一歩先読む未来の想像」です。

もちろん、そこには
「自分が相手とどう接したい」や
「自分が相手からどのように思われたい」
という思いが重なり、
実現のため必要となるものではあります。

ですが、申し上げたように、特別な場合を除き、
基本的には「人から嫌われるために
コミュニケーションをとろう」
とする人はいないはずです。

さらにいえば、
相手を理解しようとする、あるいは、
相手にこちらの思いを
伝えようとするために
コミュニケーションを行うはずです。

では「一歩先読む未来の想像」とは何か?
をオンライン会議の場面で考えてみましょう。

まず、会議の手法や「活発な会議のやり方」などは、
書籍以外にネットでもたくさん情報が出ています。
それらに関してはそれらの情報をご参考いただくとして、
(もしお聞きになりたい方がいれば深掘りします)

これらは「会議」を一緒くたにしているので、
まず会議の目的を明確にすることが大切です。

会議の種類についても多くの記述がありますが、
私は大きく以下の目的別の4つに分類します
(共有型はさらに3分類)。

●共有型
 ・情報共有:報告会、連絡会、確認会議、営業会議 等
 ・知識共有:トレーニング、勉強会、研修、説明会、
   学会、パネルディスカッション、シンポジウム 等
 ・意識共有:始業式、年始会、決起会、
   キックオフミーティング、成果報告会 等
●創造型
  ブレインストーミング、アイデア出し会、
  ネタだし、ワイガヤ 等
●調整型
  連絡会、協議会、スケジューリング会 等
●決定型
  経営会議、役員会議、理事会、総会 等

このようにみると、
議論参加や事前知識が必要となる会議と、
その場で情報が共有できる会議とに
分類することができます。

つまり、
「事前に資料提供することが必要な会議」という
一歩先の未来が見えます。

これによってさらに一歩先の未来に向け、
議事次第や課題提示などのアジェンダや、
事前知識資料を配布しておくことで
本代の議論に入りやすくなります。

さらに、会議をスムーズに進めるために
進行役の選出も考えなければなりません。

このとき、
情報や意識の共有型であれば
司会によって進行可能な会議もありますが、
知識共有型には
専門知識を有する講師が必要になりますし、
パネルディスカッションやシンポジウムを
開催しようとすれば
「ファシリテーター」によって
調整を交えながら進行する
必要があるため選出が重要となります。

これら以外にも創造型、調整型などは
「ファシリテーター」を導入することで、
より充実した会議となります(註1)。

司会による進行の場合は、
提供しようとする情報が事前にわかるわけですから、
発言する内容をシナリオとして書き留めておくことで、
間違いなく進行することが可能となります。

また、シナリオ進行により、
誰でも司会を行うことが可能となりますね。

もちろん、
上手下手、慣れ不慣れ、得手不得手はありますので、
その選出にはある程度慎重さが必要になります。

そして、どんな会議であれ、
ダラダラ進めてしまうと参加者の士気も下がり、
非効率な会となります。

したがって、進行表の作成はとても重要となります。

このとき、
タイムスケジュールをしっかりと決めておくことで、
無駄のない進行をうながすことができます。

これらは、すべて
「一歩先読む未来の想像」による「段取り」で、
リアルな会議であれ、
オンライン会議であれ、必要な知識といえます。

もちろん、セミナー開催の際にも、
知識の共有型と同様な流れが多く、応用できます。

つまり、会議やセミナーといった
「伝えたいこと」
「共有したいこと」
「わかり合いたいこと」
といったコミュニケーションの場を
セッティングしようとする場合、
「一歩先読む未来の想像」によって
段取りする「配慮」の実施で、
より効果的に開催することができるのです。

「段取り苦手だな…」と思う方もいらっしゃるかもしれません。

このあたりは、
段取り「命」の添乗経験を国内海外合わせ述べ約300件こなし、
会議に特化した団体に15年所属した中で得た
運営ノウハウとファシリテーター実績による実践力、
さらに現職大学院講師や
各種学会・行政による講義の経験を積む、
わたくし青山の得意分野でもあるので、
セミナー企画、シナリオ・進行表作成なども含め、
何かお困りごとがあればご相談くださいね。

デジタル活用のオンライン会議やWEBセミナー開催の
「やり方」については、また別の項で考えていきましょう。

註1.※アーヴィン・D・ヤーロム(スタンフォード大学)の研究によると、数種類のワークショップ参加者の変化について、33%に肯定的な変化が起き、8%が心理的ダメージを負ったとされており、この差はファシリテーターの質によることが示されています。ファシリテーターについてお聞きになりたいと思われる方がいれば、さらに深く取りあげますね。

 

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人×WEBコミュニケーションプロデューサー
青山貴洋

デジタル社会のコミュニケーション
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