デジタルの自動化ってなに？


自動化とは、

一般に「人的に行っていたことを、

機械やコンピューターによる処理方式に変えること。」です。


自動化に必要な考え方は、

ビジネスのプロセスを見直し、

何を効率化させたいか、

非効率な業務は何かを見極め、

システム化できるかを検討することです。


とはいえ、

どのようなツールがあるのかわからなければ、

自動化に向けた検討もできません。


実はこの分野を専門的に学ぼうとすると、

歴史もあり、現在では

BPA (Business process automation)、

BPM (Business Process Management)、

BPR (Business Process Re-engineering)

などの言葉を理解することから始まります。


面倒くさいですね。


小難しくなるため、

ここで深入りはしませんので、

ご興味ある方はお調べになってみてください。


しかし、最近では、

ロボティック・プロセス・オートメーション（RPA）が

注目されていますので

知っておかれたほうがよいかもしれません。


お聞きになられたことはありますか？


伝票入力、請求書発行などの定型業務を効率化する考え方で、

働き方改革の一環として導入される企業も多くなりました。


これまでRPAを導入しようとすれば、

かなりの費用と知識が必要だったのですが、

エンジニア以外でも使えるような

簡易な設計のソフトサービスも

提供されるようになり、

費用も月額5万円からのものと

リーズナブルになりました。


定型業務の単純作業を、

これらのツールによって

機械やソフトなどに任せることで、

業務時間の圧縮や人件費の削減が

できるわけですから

導入する企業が増えるのもうなずけます。


この他にも、

・顧客の質問に自動応答できるカスタマーサポート業務

・交通費精算などの社内経費処理

・データ収集、分析業務

・社内システム監視業務

などが業務で自動化されている分野です。


もっと身近なところでいえば、

Google社のアプリは、

皆さんも何かしら活用されて

いらっしゃるのではないでしょうか。


恐らく多いのは、

Gmail、Googleカレンダー、Googleマップ

あたりは使われていると思います。


Googleアカウントをつくることで、

メールアドレスが取得でき、

カレンダーを使えば

PCとスマホとの連動により

スケジュール管理も容易となります。


これも「自動化」のひとつですね。


またGoogleFoamsも

ご利用されている方が

多いかもしれません。


イベントなどの出欠確認や

登録フォーム、

申込書、

アンケートフォームなどを、

無料で簡易に作成できるため、

多くのユーザーに利用されています。


メールやSNSなどで

イベントなどの告知とともに

URLを貼り付ける、

あるいは、

HPやLPの登録、

問合せなどに

リンクさせることで

自動化させることができます。


PeatiXや

PayPal、

Stripeといった

決済システムなど、

他のアプリケーションと併用することで、

集客や受付の

自動化がさらに促進されます。


デジタルコミュニケーションとして、

営業面でのITツールを駆使した

集客や契約に向けた自動化ですよね。


そして、

データ管理では、

Googleドライブや

Googleフォトを

使うことで、

資料や写真が

Googleのクラウドに

自動でアップロードされ、

データ消滅などを

回避するための

バックアップ機能としても

有効です。


また、

Googleドキュメント、

スプレッドシート、

スライドも

ご存じの方が多いでしょう。


これらは

Microsoft Office系のソフトと

互換性があるため、

ドキュメントはWord、

スプレッドシートはExcel、

スライドはPowerPointへの

変換が容易です。


オンラインにより共有することで、

各人が入力した情報が

自動で反映されるため、

オンライン会議では

ホワイトボードのような

活用方法があり、

アイデア出しなどの

場面で重宝します。


本来であれば、

作成した資料をアップロードし、

会議の中で

何か修正事項が生じたとして、

その修正を資料に反映し、

その資料を再度アップロードする

といったプロセスを、

それぞれ共有させておくことで、

データ管理の自動化が

できるわけですから便利です。


いまや様々なサービスが提供され、

無料のものから月額の有料制による

アプリケーションソフトが

たくさん存在します。


まずは身近なものから

デジタル活用して

自動化できるか

検討してみましょう。


これらの検討をセミナーで行っていきますね。


人×WEBコミュニケーションプロデューサー
青山貴洋

デジタル社会のコミュニケーション
カオバWEBコミュ研究所 コミュ・ラボ 　https://kaoba.jp/lab/ はこちら！

ウェビナー企画・運営・配信のご相談はこちら！
ウェビナーマネジメントサービス | カオバwebコミュニケーションズ (kaoba-web.com)

人と思いをつなぐ
カオバWEBコミュニケーションズ　https://kaoba.jp/

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