ウェビナー企画の立て方 8　－STEP4 セミナー概要の決定 (4) 開催日時の決定－


意外とめんどうなのが、開催日時の決定です。

主催者が一方的に決定し、
「この日の、この時間に決定！」でもよいのですが、
結果、人が集まらなければ、セミナーが開催できません。

また、セミナーでお話しいただく
講師やパネリストのご都合もあるので、
このあたりの調整も必要です。

一般的な日程調整（特に私の場合）は、
次のような手順で日程を調整していきます。

1．ターゲットへの希望日時リサーチ
2．登壇者やセミナー開催に不可欠な人物の
　　参加可能日を調整し候補日時をいくつか選定
3．候補日から参加いただける
　　“核となる方々”の候補日をすり合わせ決定

では、順番にみていきましょう。

1．ターゲットへの希望日時リサーチ
まず考えることは、
ターゲットが一番集まりそうな
日時をリサーチすることです。
お仕事をされている方が
ターゲットなのであれば、
お仕事が終わる18時以降の開催や、
土日祝日開催の方が喜ばれる場合もあります。

また、
セミナー内容が“仕事につながること”の場合、
企業によっては、
平日の日中でも参加可能な方もいらっしゃいます。

家事を主に担当される方の場合は、
食事時間の前後は避けたほうが
良いかもしれませんし、
あまり気にしないご家庭もあります。

セミナーを案内する先が
決まっているのであれば、
事前にアンケートを
とることも一つの方法です。

同じ内容のセミナーを複数回開催して、
どの曜日・時間帯が適切なのかを
探るのも一つの方法です。

これらを通じて、
適切な日時候補をいくつか選択します。

2．登壇者やセミナー開催に不可欠な人物の
　　参加可能日を調整し候補日時をいくつか選定
候補日時の中から、
講師やパネリストといった登壇者、
あるいは司会やファシリテーターといった、
セミナー開催に不可欠な人物が
参加できる日時をいくつか出します。

もちろん、
主催者が参加可能な日時を
選択するのはいうまでもありませんね。

組織として
年間行事を決めている場合などは、
決まっている日程で、
内容に合ったお話しができ、
ご参加いただける
講師やパネリストを探し
調整していく場合もあります。

司会やファシリテーターも同様ですが、
どちらかといえば、
できる方の多い代役可能な役割なので、
選択の幅が狭い
講師やパネリストといった
登壇者を優先していきます。

登壇者については、
日程が合わないケースがあるため、
“講師の選定”でお伝えしたように、
確認の段階で
ある程度日程をすり合わせたうえで、
最終調整をしていきます。

3．候補日から参加いただける
　　“核となる方々”の候補日をすり合わせ決定
これは、
セミナー開催を確定させるために
「参加者を事前に仕込む」という
ひとつの手法です。

よほど人気のある講師の登壇や、
会員制といった
参加する方が見込めるセミナーを
開催するのであれば、
とくに必要ありませんが、
リード獲得といった、
まったくの新規に向けた
セミナーを新たに開催する場合には、
参加者の“事前仕込み”は必要だと考えます。

なぜなら、登壇者など、
ある程度セミナー開催に向けて
段取りされたとあれば、
その方々も都合をつけるため、
結果「お客さん集まらないから中止です」
というのは失礼ですよね。

次回セミナーを企画しようとしても、
この方々にご参加いただけない
可能性も出てきてしまいます。

また、
参加者の状況がわかるようにするかどうかという
集客ツールの使い方にもよりますが、
人が集まっていないセミナーへ、
一番はじめに参加をしようとする
“ファーストペンギン”は勇気がいります。

したがって、
この壁を低くするためにも
有効な手法となります。

こうして開催日時を決定します。

先に記したように、
組織によっては開催日時の決定が先で、
後から企画を考える場合もあります。
講師との調整段階で決まってしまう可能性もあります。

それらの場合でも、
せっかく開催するのですから、
なるべくたくさんの人に見ていただくための
仕掛けは必要ですよね。

さぁ、これまでに、
プログラム構成、
登壇者、
配信方法
を選定しました。

これらで算出された合計時間によって、
セミナー終了時間が決まってきます。

これで概ね、
セミナーの概要が決定し、
セミナー開催を告知する準備が整いました。

続いては「集客方法の選定」です。
ウェビナー企画の立て方 9
　－STEP4 セミナー概要の決定 (5) 集客方法の選定－はこちら！
https://commu-lab.blogspot.com/2023/03/web-9-step4-5.html


人×WEBコミュニケーションプロデューサー
青山貴洋



デジタル社会のコミュニケーション
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